Controle de frota em planilha: o que medir e até quando

Quase toda frota pequena começa o controle numa planilha, ou num caderno. E não tem nada de errado nisso. Uma planilha bem feita já responde perguntas importantes: quanto cada veículo gasta, quanto roda e quando precisa de manutenção.

O que ajuda é saber o que anotar desde o primeiro dia, e reconhecer quando ela começa a dar mais trabalho do que resposta.

As colunas mínimas

Uma linha por dia de uso de cada veículo, com:

• Data.
• Placa do veículo.
• Motorista.
• Km do hodômetro na saída e na chegada.
• Km rodado no dia (chegada menos saída).
• Litros abastecidos e valor pago.
• Gasto de manutenção e o que foi feito.
• Observação: desvio, problema, atraso.

Numa segunda aba, anote cada troca de peça com a data e o km do hodômetro na hora da troca: óleo, filtro, pneu, pastilha de freio, correia. É com isso que você sabe quando a próxima troca vem.

O que dá para tirar dela

• Km por litro: km rodado entre dois abastecimentos de tanque cheio, dividido pelos litros.
• Custo por km: tudo o que foi gasto no mês dividido pelo km do mês. O passo a passo está em como calcular o custo por km rodado.
• Próxima troca: km da última troca mais a vida da peça.
• Comparação entre veículos: qual gasta mais para rodar a mesma distância.

Onde a planilha começa a falhar

O problema quase nunca é a fórmula. É o dado que entra nela.

• Km digitado à mão. Um número trocado no hodômetro e o km/l do mês inteiro sai errado. E ninguém percebe.
• Esquecimento. O abastecimento que ficou no bolso da camisa, a nota que não chegou, o dia que ninguém anotou.
• Sem trajeto. A planilha diz quantos km, mas não diz por onde. Não mostra onde o veículo parou nem se fez um caminho mais longo.
• Informação atrasada. Quando alguém junta tudo, o mês já passou e o problema já custou.
• Quem anota não é quem decide. O motorista preenche, o dono confere. Cada dúvida vira uma ligação.

Sinais de que já passou da hora

• Você gasta mais tempo arrumando a planilha do que olhando para ela.
• O km/l muda muito de um mês para o outro sem motivo claro.
• Você não consegue dizer por onde o veículo andou ontem.
• A frota passou de dois ou três veículos e cada um tem uma planilha diferente.

Enquanto usa a planilha, três cuidados

• Uma aba por mês, com a mesma ordem de colunas. Assim dá para comparar um mês com o outro sem refazer fórmula.
• Anote no dia, não no fim da semana. Memória de sexta-feira não lembra o abastecimento de segunda.
• Guarde a nota junto. Foto do cupom no celular, com a placa escrita no nome do arquivo. Quando o número parecer estranho, você tem onde conferir.

O que muda com rastreador e app

Com um rastreador, o km deixa de ser digitado. Ele é medido pelo caminho que o veículo fez, todo dia, sem ninguém anotar hodômetro. O trajeto e as paradas ficam no mapa.

O lançamento continua sendo seu: o app não adivinha quanto você pagou no diesel. Mas o que você lança, abastecimento e gasto, cruza sozinho com o km medido. O km/l, o custo por km e a vida de cada peça saem prontos, por veículo.

Não precisa jogar a planilha fora

O histórico que você já tem continua valendo. Guarde a planilha dos meses anteriores para comparar. A diferença é que, dali para a frente, o km deixa de depender da memória de alguém.